Nieuws

Als uw werknemer het bedrijf verlaat, moet u hem/haar sowieso de gelegenheid geven om eventuele privémails te verwijderen of mee te nemen uit de professionele mailbox. Maar als de werkgever  na het vertrek zelf toegang wil tot de professionele mails in die mailbox (o.a. in het kader van informatieoverdracht), is voorzichtigheid geboden. Zorg ervoor dat er een policy bestaat over de omgang met mailverkeer, die door de werknemers gekend en aanvaard is. Omschrijf daarin wat de regels zijn omtrent het gebruik van de professionele mail, ook bij vertrek. Beperk het gebruik van de mailbox na het vertrek tot hetgeen echt noodzakelijk is in het belang van de organisatie. En zeer belangrijk: de werkgever kan maar gedurende een korte periode de toegang tot de mailbox behouden. 

De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) is van oordeel dat die periode best niet langer duurt dan één maand, eventueel verlengbaar - bij werknemers met een verantwoordelijke functie - tot maximaal drie maanden. 

Wie zich als werkgever niet aan deze regels houdt, kan door de GBA zwaar gesanctioneerd worden met boetes die in de praktijk kunnen oplopen tot 15.000 EUR. 

Concrete bijstand nodig, of nog meer vragen hierover? Contacteer ons en dan bekijken we het samen!